Acte de stare civilă - Transcrierea certificatelor şi extraselor de stare civilă eliberate de autorităţile străine

tel: +04-0230-522813

Transcrierea certificatelor şi extraselor de stare civilă eliberate de autorităţile străine      

      Actele de stare civilă ale cetățenilor români, întocmite în străinătate la autoritățile locale competente, se transcriu, obligatoriu, în registrele de stare civilă române, în termen de 6 luni de la întoarcerea în țară sau de la primirea din străinătate a certificatului ori extrasului de stare civilă.
      Transcrierea certificatelor/extraselor/extraselor multilingve de stare civilă se efectuează în țară cu aprobarea primarului unității administrativ-teritoriale de la locul de domiciliu/ultimul domiciliu avut în România al titularului sau al solicitantului, după caz, și avizul conform al șefului serviciului public comunitar județean de evidență a persoanelor/serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor al sectorului municipiului București.
      Cererile privind cetățenii români care nu au avut niciodată domiciliul în România se transcriu cu aprobarea primarului sectorului 1 al municipiului București și cu avizul conform al Direcției Generale de Evidență a Persoanelor a Municipiului București.
      Cererea de transcriere se adresează primarului unității administrativ-teritoriale pe raza căreia își are domiciliul titularul certificatului/extrasului și se face în nume propriu, prin împuternicit cu procură specială, autentificată conform prevederilor legale.
      Minorii în vârstă de peste 14 ani solicită transcrierea certificatelor de naștere în nume propriu, asistați de unul dintre părinți sau, după caz, de tutore, ori prin împuternicit cu procură specială; în cazul în care părinții au domicilii diferite în țară, primăria competentă privind transcrierea certificatului de naștere poate fi oricare din cele două primării pe raza cărora au domiciliul părinții minorului.
      În cazul transcrierii certificatului de căsătorie, cererea se adresează primarului unității administrativ-teritoriale de la domiciliul comun al soților, iar dacă soții au domicilii diferite în țară, la oricare dintre cele două primării pe raza cărora aceștia își au domiciliul.
      În cazul transcrierii certificatului de deces, cererea se adresează primarului unității administrativ-teritoriale a locului de domiciliu al solicitantului, care are obligația să dispună verificări și la ultimul domiciliu al decedatului, sau primarului unității administrativ-teritoriale de la ultimul domiciliu avut în țară de către persoana decedată.

       Cererea de transcriere este însoțită de certificatul/extrasul/extrasul multilingv de stare civilă eliberat de autoritățile străine, în original, fotocopie și traducere legalizată, dacă este cazul, precum și de următoarele documente:
      a) fotocopii ale certificatelor de naștere și de căsătorie, fotocopii ale actului de identitate sau pașaportului, după caz;
      b) declarații notariale, din partea ambilor soți, dacă sunt cetățeni români, sau numai a soțului cetățean român, cu privire la numele purtat după căsătorie, în situația în care în certificatul/extrasul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la numele soților după căsătorie;
      c) în situația în care părinții au domicilii diferite, părintele care solicită transcrierea va da o declarație în fața ofițerului de stare civilă cu privire la domiciliul minorului; în cazul în care transcrierea se face prin împuternicit se va solicita declarație notarială cu privire la domiciliul minorului dată de către părintele care solicită transcrierea;
      d) declarație din partea titularului actului ori a reprezentantului legal că nu mai există un alt act transcris/înscris sau reconstituit; în cazul în care transcrierea se face prin împuternicit se va solicita declarația notarială a titularului actului sau a reprezentantului legal, dată în aces sens.

    Model cerere transcriere  

    Model declarație transcriere

    Model declarație domiciliu minor

Important!

       Documentele administrative emise de autoritățile străine, prezentate pentru înregistrarea în registrele de stare civilă române, cu excepția celor din U.E., precum și traducerile acestora, care sunt făcute la un notar public din străinătate, trebuie să îndeplinească următoarele condiții:
      a) documentele eliberate de instituții ale statelor semnatare ale Convenției de la Haga din 5 octombrie 1961 se apostilează;
      b) documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenții/acorduri de asistență judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate;
      c) documentele care nu se regăsesc în una dintre situațiile prevăzute la lit. a) sau b) se supralegalizează, în conformitate cu prevederile art. 1.093 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

LISTA statelor semnatare ale Convenției de la Haga cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961*)

Republica Albania

Republica Franceză

Sultanatul Oman

Principatul Andorra

Georgia

Republica Panama

Antigua și Barbuda

Republica Federală Germania

Republica Paraguay

Republica Argentina

Republica Elenă

Republica Peru

Republica Armenia

Grenada

Republica Polonă

Comunitatea Australiană

Republica Guatemala

Republica Portugheză

Republica Austria

Republica Honduras

Republica Moldova

Republica Azerbaidjan

Republica Ungară

România

Comunitatea Bahamas

Republica Islanda

Federația Rusă

Regatul Bahrain

Republica India

Federația Sfântul Kitts și Nevis

Barbados

Republica Irlanda

Sfânta Lucia

Republica Belarus

Statul Israel

Sfântul Vicențiu și Grenadinele

Regatul Belgiei

Republica Italiană

Statul Independent Samoa

Belize

Japonia

Republica Serenisimă San Marino

Statul Plurinațional al Boliviei

Republica Kazahstan

Republica Democrată Sao Tomé și Príncipe

Bosnia și Herțegovina

Republica Coreea

Republica Serbia

Republica Botswana

Republica Kosovo

Republica Seychelles

Republica Federativă a Braziliei

Republica Kirghiztan

Republica Slovacă

Statul Brunei, Domiciliul Păcii

Republica Letonia

Republica Slovenia

Republica Bulgaria

Regatul Lesotho

Republica Africa de Sud

Republica Burundi

Republica Liberia

Regatul Spaniei

Republica Capului Verde

Principatul Liechtenstein

Republica Surinam

Republica Chile

Republica Lituania

Regatul Swaziland

Republica Populară Chineză (Hong Kong și Macao)**

Marele Ducat al Luxemburgului

Regatul Suediei

Republica Columbia

Republica Malawi

Confederația Elvețiană

Insulele Cook

Republica Malta

Republica Tadjikistan

Republica Costa Rica

Republica Insulelor Marshall

Regatul Tonga

Republica Croația

Republica Mauritius

Republica Trinidad-Tobago

Republica Cipru

Statele Unite Mexicane

Republica Tunisiană

Republica Cehă

Principatul Monaco

Republica Turcia

Regatul Danemarcei

Mongolia

Ucraina

Comunitatea Dominica

Republica Muntenegru

Regatul Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord

Republica Dominicană

Regatul Moroc

Statele Unite ale Americii

Republica Ecuador

Republica Namibia

Republica Orientală Uruguay

Republica El-Salvador

Olanda (Regatul Țărilor de Jos)

Republica Uzbekistan

Republica Estonia

Noua Zeelandă

Republica Vanuatu

Republica Insulelor Fiji

Republica Nicaragua

Republica Bolivariană a Venezuelei

Republica Finlanda

Insula Niue

Fosta Republică Iugoslavă a Macedoniei

Regatul Norvegiei

* În tabel sunt menționate statele care au semnat Convenția apostilă; unele dintre acestea sunt membre ale Conferinței de la Haga de Drept Internațional Privat și semnatare ale Convenției apostilă, iar altele doar semnatare ale Convenției apostilă.
** Convenția apostilă se aplică doar în regiunile administrative speciale Hong Kong și Macao ale Republicii Populare Chineze.
Pentru lista actualizată a statelor semnatare se poate consulta pagina oficială de internet a Conferinței de la Haga: http://www.hcch.net.

Potrivit Convenției nr. 16 de la Viena (Convenția Comisiei Internaționale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, semnată la Viena la 8 septembrie 1976), apostila nu trebuie cerută pentru extrasele multilingve ale actelor de stare civilă.

Austria

Grecia

Regatul Țărilor de Jos

Belgia

Italia

Polonia

Bosnia și Herțegovina

Letonia

Portugalia

Bulgaria

Lituania

Serbia

Croația

Luxemburg

Slovenia

Elveția

Macedonia

Spania

Estonia

Muntenegru

Turcia

Franța

Republica Capului Verde

Germania

Republica Moldova

Lista statelor semnatare cu care România a încheiat convenții, tratate sau acorduri privind asistența juridică în materie civilă, care prevăd scutirea de orice legalizare:

Albania

Federația Rusă

Rep. Populară Democrată Coreeană

Austria

Franța

Republica Moldova

Bosnia si Herțegovina

Macedonia

Serbia

Bulgaria

Mongolia

Slovacia

Cehia

Muntenegru

Slovenia

Croația

Polonia

Ucraina

China

Republica Cuba

Ungaria

      Sunt supuse supralegalizării actele emise de autorități și instituții din străinătate, din state cu care România nu are încheiate tratate sau convenții de asistență juridică în materie, care urmează a fi folosite în România și pentru care nu există scutire de supralegalizare.
      Pentru aceste documente trebuie urmate 3 etape succesive, în cadrul procedurii de supralegalizare, respectiv:
      - certificarea propriu-zisă a documentului, care se îndeplinește, la nivel național, de către autoritatea competentă, în funcție de ptropriile prevederi legislative
      - supralegalizarea documentului, certificat de autoritatea competentă a statului de proveniență, de către misiunea diplomatică sau oficiul consular român din acest stat, sau de către misiunea diplomatică sau oficiul consular în România ale statului de origine
      - supralegalizareafinală a documentului, în oricare dintre cele două situații, de către Ministerul Afacerilor Externe al României.