D.J.E.P.Suceava

Transcrierea certificatelor şi extraselor de stare civilă eliberate de autorităţile străine

      Actele de stare civilă ale cetăţenilor români, întocmite în străinătate la autorităţile locale competente, se transcriu, obligatoriu, în registrele de stare civilă române, în termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului ori extrasului de stare civilă.
      Transcrierea certificatelor/extraselor/extraselor multilingve de stare civilă se efectuează în ţară cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale de la locul de domiciliu/ultimul domiciliu avut în România al titularului sau al solicitantului, după caz, şi avizul conform al şefului serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor/serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor al sectorului municipiului Bucureşti.
      Cererile privind cetăţenii români care nu au avut niciodată domiciliul în România se transcriu cu aprobarea primarului sectorului 1 al municipiului Bucureşti şi cu avizul conform al Direcţiei Generale de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bucureşti.
      Cererea de transcriere se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale pe raza căreia îşi are domiciliul titularul certificatului/extrasului şi se face în nume propriu, prin împuternicit cu procură specială, autentificată conform prevederilor legale.
      Minorii în vârstă de peste 14 ani solicită transcrierea certificatelor de naştere în nume propriu, asistaţi de unul dintre părinţi sau, după caz, de tutore, ori prin împuternicit cu procură specială; în cazul în care părinţii au domicilii diferite în ţară, primăria competentă privind transcrierea certificatului de naştere poate fi oricare din cele două primării pe raza cărora au domiciliul părinţii minorului.
      În cazul transcrierii certificatului de căsătorie, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale de la domiciliul comun al soţilor, iar dacă soţii au domicilii diferite în ţară, la oricare dintre cele două primării pe raza cărora aceştia îşi au domiciliul.
      În cazul transcrierii certificatului de deces, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale a locului de domiciliu al solicitantului, care are obligaţia să dispună verificări şi la ultimul domiciliu al decedatului, sau primarului unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul domiciliu avut în ţară de către persoana decedată.

       Cererea de transcriere este însoţită de certificatul/extrasul/extrasul multilingv de stare civilă eliberat de autorităţile străine, în original, fotocopie şi traducere legalizată, dacă este cazul, precum şi de următoarele documente:
      a) fotocopii ale certificatelor de naştere şi de căsătorie, fotocopii ale actului de identitate sau paşaportului, după caz;
      b) declaraţii notariale, din partea ambilor soţi, dacă sunt cetăţeni români, sau numai a soţului cetăţean român, cu privire la numele purtat după căsătorie, în situaţia în care în certificatul/extrasul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la numele soţilor după căsătorie;
      c) în situaţia în care părinţii au domicilii diferite, părintele care solicită transcrierea va da o declaraţie în faţa ofiţerului de stare civilă cu privire la domiciliul minorului; în cazul în care transcrierea se face prin împuternicit se va solicita declaraţie notarială cu privire la domiciliul minorului dată de către părintele care solicită transcrierea;
      d) declaraţie din partea titularului actului ori a reprezentantului legal că nu mai există un alt act transcris/înscris sau reconstituit; în cazul în care transcrierea se face prin împuternicit se va solicita declaraţia notarială a titularului actului sau a reprezentantului legal, dată în aces sens.

Model cerere transcriere

Model declaraţie transcriere

Model declaraţie domiciliu minor

Important!

       Documentele administrative emise de autorităţile străine, prezentate pentru înregistrarea în registrele de stare civilă române, cu excepţia celor din U.E., precum şi traducerile acestora, care sunt făcute la un notar public din străinătate, trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
      a) documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 se apostilează;
      b) documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate;
      c) documentele care nu se regăsesc în una dintre situaţiile prevăzute la lit. a) sau b) se supralegalizează, în conformitate cu prevederile art. 1.093 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

LISTA statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961*)

Republica Albania	Republica Franceză	Sultanatul Oman
Principatul Andorra	Georgia	Republica Panama
Antigua şi Barbuda	Republica Federală Germania	Republica Paraguay
Republica Argentina	Republica Elenă	Republica Peru
Republica Armenia	Grenada	Republica Polonă
Comunitatea Australiană	Republica Guatemala	Republica Portugheză
Republica Austria	Republica Honduras	Republica Moldova
Republica Azerbaidjan	Republica Ungară	România
Comunitatea Bahamas	Republica Islanda	Federaţia Rusă
Regatul Bahrain	Republica India	Federaţia Sfântul Kitts şi Nevis
Barbados	Republica Irlanda	Sfânta Lucia
Republica Belarus	Statul Israel	Sfântul Vicenţiu şi Grenadinele
Regatul Belgiei	Republica Italiană	Statul Independent Samoa
Belize	Japonia	Republica Serenisimă San Marino
Statul Plurinaţional al Boliviei	Republica Kazahstan	Republica Democrată Sao Tomé şi Príncipe
Bosnia şi Herţegovina	Republica Coreea	Republica Serbia
Republica Botswana	Republica Kosovo	Republica Seychelles
Republica Federativă a Braziliei	Republica Kirghiztan	Republica Slovacă
Statul Brunei, Domiciliul Păcii	Republica Letonia	Republica Slovenia
Republica Bulgaria	Regatul Lesotho	Republica Africa de Sud
Republica Burundi	Republica Liberia	Regatul Spaniei
Republica Capului Verde	Principatul Liechtenstein	Republica Surinam
Republica Chile	Republica Lituania	Regatul Swaziland
Republica Populară Chineză (Hong Kong şi Macao)**	Marele Ducat al Luxemburgului	Regatul Suediei
Republica Columbia	Republica Malawi	Confederaţia Elveţiană
Insulele Cook	Republica Malta	Republica Tadjikistan
Republica Costa Rica	Republica Insulelor Marshall	Regatul Tonga
Republica Croaţia	Republica Mauritius	Republica Trinidad-Tobago
Republica Cipru	Statele Unite Mexicane	Republica Tunisiană
Republica Cehă	Principatul Monaco	Republica Turcia
Regatul Danemarcei	Mongolia	Ucraina
Comunitatea Dominica	Republica Muntenegru	Regatul Unit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord
Republica Dominicană	Regatul Moroc	Statele Unite ale Americii
Republica Ecuador	Republica Namibia	Republica Orientală Uruguay
Republica El-Salvador	Olanda (Regatul Ţărilor de Jos)	Republica Uzbekistan
Republica Estonia	Noua Zeelandă	Republica Vanuatu
Republica Insulelor Fiji	Republica Nicaragua	Republica Bolivariană a Venezuelei
Republica Finlanda	Insula Niue
Fosta Republică Iugoslavă a Macedoniei	Regatul Norvegiei

* În tabel sunt menţionate statele care au semnat Convenţia apostilă; unele dintre acestea sunt membre ale Conferinţei de la Haga de Drept Internaţional Privat şi semnatare ale Convenţiei apostilă, iar altele doar semnatare ale Convenţiei apostilă.
** Convenţia apostilă se aplică doar în regiunile administrative speciale Hong Kong şi Macao ale Republicii Populare Chineze.
Pentru lista actualizată a statelor semnatare se poate consulta pagina oficială de internet a Conferinţei de la Haga: http://www.hcch.net.

Potrivit Convenţiei nr. 16 de la Viena (Convenţia Comisiei Internaţionale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, semnată la Viena la 8 septembrie 1976), apostila nu trebuie cerută pentru extrasele multilingve ale actelor de stare civilă.

Austria	Grecia	Regatul Ţărilor de Jos
Belgia	Italia	Polonia
Bosnia şi Herţegovina	Letonia	Portugalia
Bulgaria	Lituania	Serbia
Croaţia	Luxemburg	Slovenia
Elveţia	Macedonia	Spania
Estonia	Muntenegru	Turcia
Franţa	Republica Capului Verde
Germania	Republica Moldova

Lista statelor semnatare cu care România a încheiat convenţii, tratate sau acorduri privind asistenţa juridică în materie civilă, care prevăd scutirea de orice legalizare:

Albania	Federaţia Rusă	Rep. Populară Democrată Coreeană
Austria	Franţa	Republica Moldova
Bosnia si Herţegovina	Macedonia	Serbia
Bulgaria	Mongolia	Slovacia
Cehia	Muntenegru	Slovenia
Croaţia	Polonia	Ucraina
China	Republica Cuba	Ungaria

      Sunt supuse supralegalizării actele emise de autorităţi şi instituţii din străinătate, din state cu care România nu are încheiate tratate sau convenţii de asistenţă juridică în materie, care urmează a fi folosite în România şi pentru care nu există scutire de supralegalizare.
      Pentru aceste documente trebuie urmate 3 etape succesive, în cadrul procedurii de supralegalizare, respectiv:
      - certificarea propriu-zisă a documentului, care se îndeplineşte, la nivel naţional, de către autoritatea competentă, în funcţie de ptropriile prevederi legislative
      - supralegalizarea documentului, certificat de autoritatea competentă a statului de provenienţă, de către misiunea diplomatică sau oficiul consular român din acest stat, sau de către misiunea diplomatică sau oficiul consular în România ale statului de origine
      - supralegalizareafinală a documentului, în oricare dintre cele două situaţii, de către Ministerul Afacerilor Externe al României.

Consiliul Judeţean Suceava Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Suceava

Transcrierea certificatelor şi extraselor de stare civilă eliberate de autorităţile străine